Computerknigge und PC Sünden im Alltag
Auch schon mal Dateianhänge in Word-Dokumenten versteckt? Oder riesengroße PDF-Dateien an die ganze Abteilung verschickt? Dann wissen Sie bestimmt, wie genervt Kollegen bei Patzern am Bürocomputer reagieren können.
Das Büro einfach zuspammen
Grauer Büroalltag? Und Sie graben lustige Filmchen auf "Bitte Lächeln"-Niveau aus und schicken sie an Freunde, Feinde und alle die Sie sonst noch kennen?
Tipp: Mails mit witzigem Inhalt gehören zum Büro-Alltag. Wer sich jedoch selbst zur Spam-Schleuder macht, nervt bald nur noch die Kollegen. Darüber hinaus können die spaßigen Gags für Zwischendurch ein handfestes Nachspiel haben - Rüge vom Chef inklusive.
Alles viel zu wichtig nehmen
Manche Mail-Schreiber finden offenbar, dass ihre Nachrichten nicht genügend gewürdigt werden. Deshalb kennzeichnen sie grundsätzlich ihre Nachrichten mit "hohe Priorität". Und verschicken sie dann gleich noch an den kompletten Büroverteiler - je mehr Leser, desto besser.
Tipp: Verwenden Sie die Prioritäts-Markierung so sparsam wie möglich und auch immer nur dann, wenn das Thema tatsächlich besondere Aufmerksamkeit verdient.
Schreiben ohne Regeln
E-Mails gelten als unverbindliches Medium. So ein Mail ist schnell verschickt, warum also auf steife Regeln aus den alten Briefeschreiber-Zeiten achten? Rechtschreibung, wer braucht die schon? oder Groß- und Kleinschreibung.
Tipp: Auch im Mail sollten Sie auf ein Mindestmaß an Form achten. Korrekte Orthografie und der Verzicht auf allzu saloppe Formatierungen zeigen, dass Sie das Thema und den Adressaten des E-Mails ernst nehmen.
Viele Smileys verwenden
Viele Kollegen zeigen in ihren Mails gerne, wie Sie drauf sind. Egal ob sie traurig :-(, fröhlich :-), überrascht :-o oder irgend etwas anderes sind, für jeden Anlass gibt es das perfekte Smiley.
Tipp: Verzichten Sie auf Smileys in geschäftlichen Mails. Auch in der Kommunikation mit Kollegen stören die so genannten "Emoticons" den Lesefluss, im schlimmsten Fall wirken sie albern und lassen den Inhalt als unseriös erscheinen.
Was ist eigentlich eine Betreffzeile?
Das erste, was Sie von einem Mail sehen, ist die Betreffzeile. Viele Angestellte glauben, dass darin immer der Inhalt schon verraten wird. Deshalb greifen sie zu kryptische Zeilen wie: "Toll!" oder "Besprechung".
Tipp: Formulieren Sie sinnvolle Betreffzeilen, in denen kurz der Inhalt des Mails zusammengefasst wird. So erlauben Sie ihren Adressaten, im Wust der täglichen Arbeits-Mails den Überblick zu behalten.
Doppelt gepackt hält besser
Viele Dateien sind zu groß und per Mail verschickte Anhänge sprengen oft jedes Postfach. Deshalb gibt es Experten, die ihre Dateien nicht nur einmal komprimieren wollen, sondern gleich mehrfach.
Tipp: Mehrere ineinander verschachtelte Archive sind verwirrend und bringen keinen Vorteil. Packprogramme machen Dateien kleiner, indem sie die Bits und Bytes in effizienterer Weise anordnen. Weil ein Archiv dann aber von einem Packtool nicht noch effizienter gemacht werden kann, bringt das erneute Packen kaum einen Größenvorteil.
Je größer, desto besser
Das Gegenteil davon sind jene, die meinen, je größer desto besser. Die kryptischen Angaben um "KB" und "MB" versteht doch ohnehin niemand, also lohnt sich auch die Sorge darum nicht.
Tipp: Dateigrößen spielen auch in der Zeit von Breitband-Anschlüssen und günstigen Festplatten eine wichtige Rolle. So ist in vielen Unternehmen die Größe der Mitarbeiterpostfächer beschränkt - Kollegen reagieren schnell genervt, wenn riesige Mails diesen begrenzten Platz blockieren.
Geschickt versteckt
Viele Nutzer setzen Screenshots oder Bilder aus der Zwischenablage in Word-Dokumente, weil sie keinen anderen Weg wissen, sie zu verschicken. So verpackte Bilder sind jedoch schwer zu finden und zu verarbeiten.
Tipp: Fügen Sie deshalb lieber ihre Bilddaten in ein Grafikprogramm ein und speichern Sie das Ganze als JPEG, Gif oder Bitmap ab und verschicken dann diese Datei. Das erspart Ihnen und den Kollegen unnötigen Aufwand.
Exotische Dateiformate
Viele Kollegen scheinen von den ständigen Zip-Dateien zutiefst gelangweilt zu sein. Auf der Suche nach Abwechslung finden sich zahllose exotische Formate - von ODF-Dokumenten bis zur guten alten Kompression ARJ.
Tipp: Vor allem im Geschäftsalltag ist es wichtig, dass alle Beteiligten verschickte Dokumente auch öffnen können. Deshalb sollten Sie stets gängige Formate wie PDF, ZIP oder die Office-Formate verwenden
Animationen fördern die Aufmerksamkeit
Ein heikles Thema im Berufsleben sind auch Powerpoint-Präsentationen. Für das beste Mittel, um die Aufmerksamkeit des Publikums zu erhaschen, werden oft Animationen gehalten. Da wird eingeblendet, gekreiselt und gewackelt was das Zeug hält.
Tipp: Beschränken Sie den Einsatz von Animationen auf ein Minimum. In den meisten Fällen wirken animierte Objekte störend und verringern die Übersichtlichkeit Ihrer Folien und wirken eher unseriös.
Einfach Töne sprechen lassen
Mit Powerpoint lassen sich nicht nur schöne Effekte fürs Auge erzeugen. Vom lauten Zischen bei einfliegenden Grafiken bis hin zum nostalgischen Schreibmaschinenrattern beim Erscheinen der einzelnen Buchstaben - die vermeintliche Unterhaltung für alle Sinne kostet schnell alle Nerven.
Tipp: Verzichten Sie auf Soundeffekte. Wenn man eine Stunde lang einer virtuellen Schreibmaschine lauschen muss, bleibt der Vortrag schnell auf der Strecke.
Mut zu mehr Farbe
Immer diese ewig gleichen Präsentationen auf weißem Hintergrund: Deshalb beweisen manche Redner Mut zur Farbe und wollen zeigen, dass ein neongelber Hintergrund jede Präsentation aufwerten kann.
Tipp: Überlegen Sie lieber, welche Farbkombination eine gute Lesbarkeit ermöglicht. Dunkle Schrift auf hellem Grund strengt das Auge Ihres Publikums am wenigsten an, schreiende Farben schrecken hingegen ab.
Kein Detail in Diagrammen vergessen
In einem Vortrag ist jedes Detail wichtig. Besonders Diagramme dürfen keine Information unterschlagen - und werden schnell unübersichtlich.
Tipp: Analog zu den Textteilen auf Ihren Folien sollten Sie auch Grafiken nur einsetzen, wenn sie Ihre Aussage unterstützen. Verzichten Sie dabei auf allzu verwirrende Beschriftungen eine klare, durchdachte Grafik mit wenigen, aussagekräftigen Informationen kann einen Vortrag bereichern.
Jedes Wort auf Folie bannen
Zuhörern fällt es oft schwer, einem Vortrag über längere Zeit zu folgen. Damit das Publikum dennoch kein Wort der Präsentation verpasst, packen manche Redner ihr komplettes Redemanuskript auf die Folien.
Tipp: Beschränken Sie den Text Ihrer Präsentationsfolien auf die Kernaussagen Ihres Vortrags. So unterstützen die Folien Ihren Vortrag und bringen dem Publikum die wichtigsten Informationen näher.
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